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Las universidades pueden contribuir mucho al desarrollo económico y social que demanda el país. La Universidad de las Ciencias Informáticas (UCI) conoce el significado de sostener y desarrollar los resultados alcanzados en la industria del software y el proceso de informatización de la sociedad. Sabe que es estratégico para Cuba. Nada más lógico que haya orientado su marcha en ese cumplimiento.

No resulta raro entonces que nuestros muchachos deseen impulsar ese reclamo que emanó de su pueblo. Así lo constatan los ingenieros en Informática que laboran en esta Universidad.

Hoy hablo de un producto desplegado, y de los que desde un laboratorio de producción, inyectan ideas y energías a un determinado proyecto para el fruto social.

Hablo de ingenieros como Reynier Pernía Rodríguez, Adrian Cid Almaguer y Annia Surós Vicente graduados de la Universidad de Holguín, así como Walfrido Serrano Pérez, Yoani Santana y Leodan de los Ángeles Buduen, graduados de la UCI; quienes desarrollaron el Sistema de gestión documental ArchivenHIS para la Oficina de Asuntos Históricos del Consejo de Estado. La mayoría de ellos labora hoy en el Departamento de Gestión Documental del CENIA, de la Facultad 1.

Annia, jefa del proyecto, Walfrido y Leodan narran sus experiencias desde que comenzaron con este proyecto en la antigua Facultad 10, hoy Facultad 1.

- ¿Qué es ArchiVenHIS?

- ArchiVenHIS es un software para la gestión de documentos que se custodian en los Archivos Históricos.

- ¿Desde cuándo comenzaron esta labor documental?

- Desde el año 2006 nos ubicaron en la antigua Facultad 10 y empezamos a trabajar en el proyecto: Eliurkis Díaz (ya no se encuentra trabajando en la UCI), Reynier Pernía, Adrian Cid y yo. Todos somos graduados de la Universidad de Holguín. Nos propusieron trabajar en ese subproyecto para el Archivo General de la Nación de Venezuela.

"También trabajaban varios estudiantes, de ellos Walfrido Serrano y Leodán de los Ángeles que fueron los más destacados. El último trabaja hoy en el Departamento y Walfrido, aunque trabaja en el CICE, se vinculó también a los proyectos que desarrollamos."

- ¿Qué los motivó a integrarse para realizar este trabajo y cómo lo lograron?

- Entré al proyecto como estudiante (Walfrido) motivado por aprender nuevas cosas. Al incorporarme a él fue que supe en realidad en qué consistía el mismo y como me gustó la temática, me preparé para poder aportar todo lo posible.

- ¿En qué consiste exactamente este sistema documental?

- La funcionalidad esencial (Annia) que brinda el sistema y que le suministra la información base es permitir a los archiveros realizar la descripción de los documentos según las norma ISAD (G) y mantener actualizados los niveles de organización de la documentación tanto físicos como lógicos.

"Al sistema se incorporan las imágenes digitales que representan los documentos descritos en el sistema. Además se brinda la posibilidad de actualizar los usuarios, tanto internos como externos, de efectuar búsquedas sobre las descripciones realizadas, mostrando las versiones digitales que se encuentren sobre el documento.

"También se lleva el control sobre los préstamos de la documentación y los servicios que se brindan en la institución.

"El principal objetivo del sistema (Walfrido) es la conservación y preservación de los archivos históricos que se almacenan en los Archivos, además de poder gestionar toda esta documentación a través de una aplicación Web."

- ¿Alguno de ustedes tenía conocimientos sobre bibliotecología, trabajo con archivos...? Cuéntennos.

- No tenía ningún conocimiento sobre el tema (Walfrido), al menos al entrar al proyecto. Luego me fue necesario ir apropiándome de estos conocimientos para el mejor entendimiento e implementación del sistema.

"Se dieron algunos cursos en el proyecto sobre estos temas para que todo el personal del mismo tuviera una mejor preparación."

- ¿Qué etapas tuvieron que vencer para lograr este producto?

- Mucho estudio (Annia) sobre un tema ajeno a la especialidad que estudiamos.

"Enfrentarnos al desarrollo de un software sin tener experiencia, pues éramos ingenieros recién graduados y trabajar con un equipo pequeño de trabajo de cuatro profesores (todos recién graduados) y 16 estudiantes.

"Un cronograma muy apretado y muchas noches amaneciendo trabajando.

"Bueno, la etapa más compleja (Walfrido) fue  la de liberación por Calidad (CaliSOFT), pero todo salió bien y pudimos hacer el despliegue del producto final."

- Lo más bonito que les haya pasado durante  los cuatro años que duró la implementación del sistema.

- A parte del conocimiento sobre el tema (Walfrido) y la continua preparación profesional que sin darme cuenta iba adquiriendo, pudiera catalogar como "lo más bonito", la impartición de los cursos en Venezuela a los especialistas que iban a utilizar este sistema.

- ¿Qué aprendieron?

- Mucho, sobre todo en el desarrollo de sistemas Web (Walfrido), ya que contaba con profesores que me transmitieron sus conocimientos y estos me permitieron contribuir en gran medida al desarrollo del producto final.

"Aprendí también a trabajar en equipo. Todos desde el rol que desempeñamos necesitábamos estar en armonía con los demás. Un sistema como este no lo hace una persona, sino un equipo, que por suerte contaba con una buena dirección; algo necesario también para el resultado esperado.

"Aprendimos mucho (Annia) sobre el tema de Gestión Documental. Los usuarios para los cuales se desarrolló la aplicación, tanto los trabajadores de archivo como investigadores se muestran satisfechos con el software."

- ¿Qué otros resultados de impacto han obtenido?

- Ya no me encuentro trabajando en este Departamento (Walfrido), pero siempre estuve vinculado a las labores que en este se desarrollaban, pudiera mencionar el trabajo con el Archivo Nacional de Cuba y el Archivo de la Oficina de Asuntos Históricos del Consejo de Estado (OAHCE).

"Otros resultados son la personalización (Annia) para la Aduana General de la República; la personalización para el Archivo Central del Ministerio de Comercio Exterior (MINCEX); la personalización para la Oficina de Asuntos Históricos del Consejo de Estado y la participación en varios eventos como Informática 2007 y 2009, la Feria de Exposiciones de soluciones Informáticas (FESI) y el Fórum de Ciencia y Técnica."

- Lo más difícil

- Pudiera decir que (Walfrido) fue igualmente la impartición de los cursos en Venezuela a los especialistas que iban a utilizar este sistema, ya que aunque dominaba el contenido, era imprescindible tener una buena preparación para que el personal al que iba dirigido el curso, quedara lo mejor preparado posible.

- Quizás noté algo de nostalgia por la facultad precedente. ¿Es así?

- Sí, es así. Todos empezamos (Walfrido) en la Universidad en la Facultad 10. En mi caso particular me gradué en esta. Creó en mí un sentido de pertenencia hacia ella. Fue dirigida de una forma admirable por el decano en ese entonces, Héctor Rodríguez Figueredo.

- ¿Qué ventajas le conceden al acuerdo firmado entre la UCI y la Oficina de Asuntos históricos del Consejo de Estado?

- La oportunidad al pueblo (Walfrido) de conocer la historia que se guarda en este archivo y por otra parte, la integración entre la UCI y la OAHCE será fruto de nuevos proyectos para el beneficio de la sociedad cubana.

- Agradecimiento

- Solo agradecer (Walfrido) a los demás compañeros por el resultado que obtuvimos en conjunto, a los profesores de aquel entonces por toda la ayuda recibida, a los compañeros de la OAHCE que nos permitieron seguir mejorando el producto y a usted por su interés en conocer toda la historia para que no quede en el olvido y sea útil a los futuros proyectos, que es otra forma de reconocimiento, ¡gracias!